Com a chegada do SPED, as formas de fazer a gestão fiscal e tributária nas empresas, bem como a comunicação com o fisco se tornaram muito mais ágeis. Um exemplo dessa agilidade é a assinatura digital, que dispensa a burocracia e a necessidade de assinar documentos de forma necessariamente presencial. 

Dessa forma, processos como o burocrático reconhecimento de firma deram lugar ao encaminhamento mais rápido de assinaturas, que pode ser feito de qualquer lugar. O artigo a seguir tem como objetivo explicar o que é assinatura digital e como você pode começar a utilizar essa ferramenta na sua empresa. 

Continue a leitura para saber mais. 

O que é uma assinatura digital? 

Atualmente, a digitalização de processos está presente na realidade de todas as empresas brasileiras, de transações simples a gestão fiscal nessas organizações. No que se refere às obrigações acessórias não é diferente: processos como a assinatura digital chegaram para simplificar a identificação das empresas na internet. Mas o que é uma assinatura digital? 

Em resumo, uma assinatura digital é um tipo de assinatura criado para que pessoas físicas e jurídicas possa assinar documentos de forma digital. O princípio é o mesmo das assinaturas feitas manualmente que já conhecemos, só que com foco em procedimentos pela internet e documentos digitais. 

Para isso, a assinatura digital conta com um verificador, que certifica a identidade da parte signatário e garante a validade jurídica do documento assinado. Portanto, a assinatura digital é diferente da assinatura eletrônica, sendo que a primeira é na verdade um dos tipos da segunda. 

Sabendo disso, como funciona a certificação de uma assinatura digital? Em suma, assinaturas digitais só podem ser feitas quando o signatário possui um certificado digital, responsável por identificar pessoas e empresas no ambiente online. 

Para ficar mais simples de entender, pense no certificado digital como o documento de identidade da sua empresa no ambiente digital. Nos dias atuais, a modernização de sistemas e a necessidade de adaptação de processos a novas tecnologias tornaram assinaturas digitais estão cada vez mais comuns. 

Do ponto de vista fiscal e tributário, diversas leis já foram modificadas para considerar a validade das assinaturas digitais diante das obrigações junto ao fisco. A seguir você confere os tipos de assinatura eletrônica e o que caracteriza cada uma delas. 

Assinatura digital x Assinatura eletrônica 

Primeiramente, antes de entendermos um pouco mais sobre certificados e assinatura digital, é necessário entender os tipos de assinatura eletrônica. Vimos que a assinatura digital é na realidade apenas um tipo de assinatura eletrônica, mas quais tipos temos? 

O reconhecimento legal das assinaturas eletrônicas foi validado pela medida provisória nº 2200-2/2001. Essa lei determinou a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras, o ICP-Brasil, responsável por garantir a validade dos documentos digitais com essas assinaturas. 

Em 2020, a legislação recebeu um complemento por meio da medida provisória nº 14063. Segundo a legislação, existem três tipos de assinatura eletrônica. 

Assinatura Eletrônica Simples: o tipo mais simples de assinatura eletrônica, que permite a identificação do signatário e associa dados a outros dados desse signatário em formato eletrônico. 

Assinatura Eletrônica Avançada: assinaturas eletrônicas que possuem certificados, mas que não foram emitidos ou possuem validação por parte do ICP-Brasil. A validade fica por conta da admissão por ambas as partes 

Assinatura Eletrônica Qualificada: assinaturas que utilizam os certificados digitais emitidos com validação da ICP-Brasil.  

Atualmente, a assinatura eletrônica qualificada, que também conhecemos como assinatura digital, é uma das mais utilizadas pelas empresas. Em suma, a assinatura digital é mais elaborada e garante mais segurança para as empresas por ter uma certificação amparada por um órgão regulador. 

Como fazer a assinatura digital 

Conforme vimos anteriormente, a assinatura digital está gradualmente substituindo as assinaturas comuns por oferecer mais facilidade e agilidade no processo de assinar documentos. Além disso, também vimos que as assinaturas digitais dependem de um certificado digital para que tenham validade jurídica. 

Dito isso, como conseguir um certificado digital e começar a fazer assinaturas digitais para a sua empresa? 

Antes de mais nada, certificados digitais só podem ser emitidos por Autoridades Certificadoras (AC) credenciadas pelo ICP-Brasil. Você pode consultara lista de Autoridades Certificadoras credenciadas pelo ICP-Brasil no portal do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação do Governo Federal por meio deste link. 

Também é importante destacar que certificados digitais não são feitos apenas para assinaturas digitais, sendo que existem diferentes tipos, sendo eles: 

• Certificado Tipo A: certificado usado para certificar a autenticidade e validade de assinaturas digitais. 
• Certificado Tipo S: certificado usado para garantir a confidencialidade e segurança de informações no ambiente online por meio de criptografia. 
• Certificado Tipo T: certificado usado para certificar a temporalidade, como é caso de data e horário de emissão de documentos, por exemplo. 

Portanto, para utilizar assinaturas digitais na sua empresa, procure uma autoridade certificadora que emita certificados do tipo A. Além disso, esse tipo de certificado também se divide em dois tipos principais: 

• A1: os certificados do tipo A1 são instalados diretamente no seu dispositivo ou computador e são protegidos por senha e criptografia. A validade deste tipo de certificado é de 1 ano. 
• A3: esse tipo de certificado vem em formato de token ou cartão físico e também é protegido por criptografia. Certificados do tipo A3 tem validade de até 3 anos. 

Sendo assim, basta procurar uma AC na sua região, definir qual certificado atende melhor as suas necessidades e começar a adotar a assinatura digital na sua empresa. 

Conclusão 

Uma gestão fiscal e tributária ágil e assertiva também implica em saber como administrar e modernizar processos, tornando-os mais ágeis. Com a assinatura digital, você reduz custos e economiza tempo na sua empresa, além de agilizar a emissão e administração de notas fiscais eletrônicas. 

Como resultado você se adapta às mudanças ao mesmo tempo em que ganha em economia e gestão na sua empresa. Além disso, toda a administração de documentos e outros processos na sua empresa também se beneficiam da digitalização crescente no mercado. 

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