Ao administrar qualquer empresa, estar atento ao conjunto de obrigações acessórias que você precisa administrar é essencial para o equilíbrio financeiro da organização. Uma dessas obrigações é a entrega da Escrituração Fiscal Contábil, ou ECF, uma declaração que tem visa detalhar as operações e tributações a pessoas jurídicas. 

Assim como no caso de outras obrigações acessórias, a ECF tem obrigatoriedade para inúmeras empresas e pode gerar multas em caso de atrasos ou negligência. Por isso, entender como funciona essa obrigação, quais os seus prazos e multas é essencial para a gestão fiscal e financeira da sua empresa. 

O artigo a seguir vai explicar tudo o que você precisa saber sobre a ECF, os prazos e como funciona essa declaração acessória na prática. 

Continue a leitura para saber mais. 

O que é ECF? 

Em resumo, ECF é a para Escrituração Fiscal Contábil e é uma declaração acessória que tem como objetivo detalhar as informações fiscais das pessoas jurídicas. A ECF veio para substituir a antiga DIPJ, fazendo parte do Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED. 

O objetivo da ECF é dar ao fisco uma conferência das informações fiscais e contábeis relacionadas ao patrimônio da empresa, como o informe de rendimentos. Sendo assim, essa declaração contém todas as informações do IPRJ e CSLL da empresa, além das fichas de informações econômicas gerais e outros demonstrativos. 

A ECF foi instituída em 2014 como obrigação para maior parte das pessoas jurídicas em atividade no território nacional. Além disso, você deve entregar o documento anualmente com informações atualizadas a caráter comparativo em relação a ECF do ano anterior. 

Geralmente, o prazo para o preenchimento e entrega da ECF é no último dia útil de julho para o período referente ao ano anterior. Ou seja, você tem até o último dia útil de julho deste ano para fazer a ECF referente ao período do ano anterior e assim por diante. 

A ECF é um documento extenso e robusto de informações fiscais sobre a sua empresa. Além disso, a Receita Federal utiliza a ECF para fazer o cruzamento entre outras obrigações acessórias. Por isso, esteja atento às informações prestadas ao fisco na entrega da declaração.

Por fim, a estrutura da ECF é feita por meio de blocos ordenados que vão detalhar desde informações básicas da empresa até balanços patrimoniais. Portanto, se sua empresa precisa entregar a ECF, é essencial que você consulte o seu contador ou um profissional da área contábil. 

Mas afinal, quem precisa entregar a ECF de fato? A seguir você confere as regras e as exceções para a entrega regular dessa declaração. 

Quem deve entregar a ECF? 

Conforme vimos anteriormente, a ECF é a forma atualizada para que empresas possam declarar informações fiscais de forma geral ao fisco. Porém quais empresas são obrigadas a fazer a declaração da ECF anualmente? 

Atualmente a entrega da ECF é obrigatória a todas as pessoas jurídicas em atividade no Brasil, o que também inclui empresas imunes e isentas. No entanto, existem algumas exceções que estão desobrigadas a entregar a ECF, sendo elas: 

• Empresas que fazem parte do Simples Nacional (Lei Complementar Nº 123/06); 
• Fundações públicas, autarquias e órgãos públicos; 
• Pessoas jurídicas que estejam inativas durante o ano calendário (sem atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira). 

No caso das empresas inativas, é preciso ter atenção: mesmo estando dispensadas de entregar a ECF, essas empresas ainda precisam informar a inatividade ao Fisco. Caso contrário, a empresa pode ser penalizada pela Receita Federal pela falta de informações prestadas. 

Atrasos e multas 

Da mesma forma que acontece com outras obrigações acessórias, a obrigatoriedade de entrega da ECF também pode gerar multa em caso de atrasos ou incorreções. Além disso, as multas aplicadas são proporcionais a receita da empresa ou das operações correspondentes. 

Sendo assim, a conferência das informações e a entrega da declaração dentro do prazo são fundamentais para evitar multas e evitar a inscrição em dívida ativa. 

Nesse sentido, o Manual da ECF atualizado define os seguintes valores de multa: 

1. Multa equivalente a 0,5% do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração aos que não atenderem aos requisitos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos;  

2. Multa equivalente a 5% sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, aos que omitirem ou prestarem incorretamente as informações referentes aos registros e respectivos arquivos; 

3. Multa equivalente a 0,02% por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, limitada a 1% desta, aos que não cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos registros e respectivos arquivos. 

As multas podem ser reduzidas nos seguintes casos: 

1. I – À metade, quando a obrigação for cumprida após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício; 

2. II – A 75%, se a obrigação for cumprida no prazo fixado em intimação. 

Para mais informações sobre situações especiais e multas, consulte o manual da ECF no portal do SPED por meio deste link. 

Diferença entre ECD e ECF 

Quando se fala em ECF, também é muito comum que se fale também na ECD, a Escrituração Contábil Digital. Para quem não faz parte do universo contábil, é comum confundir as duas siglas e as funções de cada uma. Mas afinal, qual a diferença entre elas? 

Apesar de ambas serem obrigações acessórias do setor contábil das empresas transmitidas via SPED, existe uma diferença crucial entre as duas. Enquanto a ECF foca nas informações operacionais que influenciam a composição do IPRJ e a da CSLL, a ECD lida com questões para fins fiscais e previdenciários. 

Sendo assim, na ECD constarão informações como os livros contábeis como o Diário, Razão e Balancetes. Por outro lado, na ECF estarão informações sobre o Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-Lalur) e o Livro Eletrônico de Apuração da Base de Cálculo da CSLL (e-Lacs), por exemplo. 

Um outro ponto é que as informações da ECD podem ser utilizadas como base para o preenchimento inicial da ECF. Além disso, a ECF também pode ser utilizada em casos de recuperação da ECD, sendo que ambos os documentos também são usados no cruzamento de informações do fisco.  

Por fim, outra diferença é o prazo de cada declaração, que são próximos, mas diferentes entre si. Enquanto o prazo para entrega da ECF é no final do mês de julho, a ECD precisa ser entregue antes, no final do mês de maio. 

Conclusão 

Para concluir, vimos como a ECF é uma declaração importante para as empresas e que traz um conjunto grande informações sobre suas operações. A exatidão das informações e o cumprimento dos prazos é um elemento crítico e que precisa ser observado com cuidado. 

Portanto, o contato com o seu contador e a transparência das informações fiscais são essenciais para que a ECF seja entregue de forma regular. Assim, você garante a regularidade diante do fisco e mantém uma gestão fiscal e tributária alinhada com a saúde financeira da sua empresa. 

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