Toda empresa, independentemente do setor em que atua, precisa fazer compras periodicamente para manter as próprias atividades no dia a dia. Sendo assim, o fluxo de compras faz parte da realidade de qualquer organização e é um processo que exige atenção e planejamento adequados. 

Manter um fluxo de compras coerente e organizado permitirá não só equilíbrio financeiro, como também um melhor relacionamento com fornecedores e parceiros. Porém, se feito de forma desorganizada, o fluxo de compras pode prejudicar as contas da empresa e gerar muitos prejuízos. 

Por isso, o artigo a seguir tem como objetivo explicar o que é e como funciona o fluxo de compras para que ele tenha um papel estratégico na empresa. Portanto, se você tem interesse e que saber um pouco mais sobre o fluxo de compras nas empresas.

O que é um fluxo de compras? 

Atualmente, o cotidiano nas empresas consiste em um conjunto de processos que vão desde as formas de atendimento e venda até operações e regimentos internos. Um desses processos consiste na compra de produtos e serviços de fornecedores, que ajudam as empresas a manter suas atividades sem interrupções. 

Essas compras vão desde a aquisição de ferramentas de trabalho até insumos e produtos para o abastecimento de estoques internos. Esse conjunto de procedimentos resulta no chamado fluxo de compras, que compila todo o processo de compra nas empresas: da solicitação à autorização. 

Ou seja, é o fluxo de compras que define todo o caminho do processo de compras de uma empresa e a forma como ele está estruturado. Mas nem todas as empresas possuem processos de compra bem estruturados, o que afeta não só funcionamento como também a lucratividade dessas empresas. 

Estruturar o fluxo de compras é importante para entender os principais gargalos que afetam a forma como a sua empresa realiza essas compras. Por exemplo, um fluxo de compras baseado na burocracia perde o timing da necessidade que deu origem àquela solicitação.  

Do mesmo modo, um setor de compras que não organiza seus processos de compra e recebe solicitações a todo momento consequentemente sofrerá com a sobrecarga. Por isso, é necessário que você trate o fluxo de compras como um processo estratégico, uma vez que ele impacta a saúde financeira da empresa. 

Mas como esse processo funciona e como um fluxo de compras bem estruturado é feito na prática? Na sequência veremos alguns exemplos de como é um fluxograma de compras comumente utilizado nas empresas. 

Fluxograma de compras

Conforme vimos, o fluxo de compras é algo extremamente importante do ponto de vista estratégico e financeiro nas empresas. No entanto, fica a dúvida: como funciona um fluxo de compras e como posso aplicar o modelo na minha empresa? 

A resposta é o fluxograma de compras: um modelo visual que ilustra todo o procedimento de pedido de compras da empresa. Além disso, o fluxograma de compras também ajuda a visualizar as condições base para que cada etapa do processo de compra seja cumprida. 

Para entender um pouco melhor o fluxograma e como ele ajuda a entender o fluxo de compras, vejamos o exemplo a seguir: 

Neste exemplo, é possível perceber como funciona um fluxo de compras na prática, incluindo a autorização de compras e as etapas necessárias para isso. Além disso, o modelo também mostra três agentes chave do processo: o solicitante, o analista de compras e o gerente de compras. 

Solicitante: é quem faz a solicitação para o setor de compras, também chamado de usuário a depender do sistema usado ou setor de atuação. 

Analista de Compras: é o profissional que geralmente faz o orçamento, negocia com fornecedores e realiza as compras de fato. Além disso, o analista também cuida de outros procedimentos ligados às compras, como emissão de notas e acompanhamento de entregas. 

Gerente de Compras: cuida do processo de autorização da compra solicitada e das estratégias de compra. Por exemplo, em casos onde a compra solicitada ultrapassa o teto de gastos, o gerente de compras pode ou não autorizar determinada compra. 

Agora que você já entendeu a importância do fluxo de compras e como ele funciona na prática, chegou o momento de melhorar seus processos. A seguir você confere boas práticas para otimizar o fluxo de compras na sua empresa. 

Como otimizar o seu fluxo de compras 

Anteriormente, vimos como funciona um processo de compras numa empresa e como esse é um procedimento complexo até mesmo para compras simples. No entanto, esse cuidado é necessário, uma vez que as compras são parte integral da atividade das empresas e estão ligadas ao seu equilíbrio contábil. 

Por isso, adotar boas práticas no fluxo de compras é essencial para que você construa equilíbrio nesse procedimento. Sendo assim, aqui vão 5 boas práticas para que você possa otimizar o fluxo de compras na sua empresa. 

Organize seus cadastros 

Simples, mas efetivo, manter atualizados os cadastros de fornecedores e insumos que sua empresa necessita vai facilitar seu processo de compras. Como resultado, você será capaz de prever demandas de compra mais facilmente e organizar melhor os prazos e negociar com fornecedores. 

Outro ponto positivo de uma gestão de cadastros eficiente é o controle da documentação que resulta do processo de compras. A gestão dos documentos fiscais fica melhor quando você organiza seus cadastros de forma eficiente.  

Se necessário, reestruture o processo 

Conforme vimos no fluxograma de compras, ter um processo bem estruturado é indispensável para obter um bom fluxo de compras. Mas, caso você identifique falhas no seu fluxo de compras, não hesite em reestruturar o processo. 

Alguns exemplos de problemas no processo de compras incluem falta de hierarquia nas solicitações, burocracia nas autorizações de compra e compras feitas fora do teto. Por isso, observe como o fluxo de compras está funcionando na sua empresa e, se necessário, reconstrua o processo do zero. 

Tenha um time especializado  

O seu setor de compras precisa estar alinhado com os objetivos da empresa e trabalhar de forma estratégica nas compras. Para que isso aconteça, você precisa de um time que conheça a fundo o dia a dia da empresa e as necessidades de cada setor. 

A qualificação do seu time de compras pode ir desde a área de administração até contabilidade, desde que tenha o domínio das ferramentas e conhecimento da realidade da empresa. Dessa forma, você garante um fluxo de compras gerido de forma mais profissional. 

Automatize o que for preciso 

A transformação digital já é uma realidade nas empresas atuais, independentemente do mercada em que elas atuem. No fluxo de compras não é diferente: automatizar virou sinônimo de eficiência aliada a rapidez, e o setor de compras só tem a ganhar. 

Você pode automatizar os formulários de solicitação, solicitar e realizar assinaturas, além de fazer a gestão de documentos de forma totalmente digital. Assim, você garante muito mais agilidade no seu fluxo de compras e, consequentemente, também gera maior fluidez no processo. 

Meça os resultados 

Por fim, não basta adotar boas práticas se você não tiver o conhecimento dos resultados que elas proporcionam. Velhos conhecidos da gestão nas empresas, os KPIs também são uma ferramenta útil para empresas que desejam otimizar o seu fluxo de compras. 

Métricas como Lead Time, taxa de devolução, prazo médio de pagamento (PMP) e os savings são alguns dos indicadores úteis para o setor de compras. Por isso, defina quais KPIs são mais relevantes para suas compras e ajude a melhorar o fluxo na sua empresa. 

Conclusão 

Para concluir, vimos que o fluxo de compras é um processo essencial nas empresas e que exige uma gestão atenta e articulada. Dessa forma, esse procedimento ganha um grau estratégico na empresa e ajuda suprir necessidades de forma responsável. 

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