As notas fiscais eletrônicas simplificaram e agilizaram a forma como as empresas fazem a própria administração fiscal e tributária ao otimizar esse processo. Dentre esses processos de gestão está o armazenamento de NF-es, que quando automatizado potencializa ainda mais a agilidade da gestão fiscal. 

Como sabemos, o fisco determina que documentos fiscais eletrônicos como a NF-e fiquem armazenados por um período mínimo de 5 anos. Por isso, o armazenamento é uma parte importante da gestão fiscal, que quando pouco segura ou eficaz, coloca em risco a regularidade da empresa. 

Sendo assim, no artigo a seguir vamos listar 5 benefícios que a sua empresa pode ter ao adotar a automação de armazenamento de NF-es. Então continue a leitura para saber mais! 

Armazenamento de NF-es e automação 

A automação de processos se tornou mais que uma tendência de mercado, sendo crucial para que empresas sejam mais eficientes e competitivas. No setor fiscal e tributário não é diferente: automatizar tarefas vai além de agilizar a gestão, trazendo segurança e confiabilidade ao processo de conformidade da empresa. 

No caso das notas fiscais eletrônicas, essa relação fica ainda mais evidente, uma vez que documentos digitais se integram mais facilmente a processos automatizados. Outro ponto-chave dessa relação é o armazenamento, que pode ser automatizando, reduzindo riscos comuns e facilitando a consulta a esses documentos. 

Atualmente, existem diversas formas de armazenamento de NF-es, sendo a principal e mais segura delas o armazenamento em nuvem. Ao optar pelo armazenamento em nuvem, as empresas eliminam um dos riscos mais comuns na administração de notas fiscais: a perda ou extravio da nota. 

Sendo assim, a automatização do armazenamento de NF-es se torna uma forma de garantir agilidade e segurança ao mesmo tempo. Além disso, a automação de armazenamento traz uma série de outras vantagens para as empresas que implementarem essa solução de forma eficiente. 

A seguir, vamos demonstrar 5 desses benefícios e sua aplicação prática no cotidiano das empresas. 

5 benefícios da automação do armazenamento de NF-es 

Conforme vimos no tópico anterior, o armazenamento de notas fiscais eletrônicas se tornou um processo estratégico de gestão fiscal nas empresas. Também vimos que a automação também auxilia na manutenção da conformidade fiscal e tributária junto ao fisco. 

Dito isso, que outros benefícios uma empresa pode colher ao automatizar o armazenamento de NF-es? Veja a seguir 5 deles. 

Agilidade 

Quando se fala em automação de armazenamento, a primeira vantagem que podemos citar é o aumento da agilidade. Mas agilidade em quê? Um dos exemplos que podemos citar é o acesso rápido às NF-es. 

Geralmente, a consulta de uma nota fiscal pode levar muito tempo a depender do método de armazenamento adotado. Com o armazenamento automatizado e em nuvem o acesso é às NF-es é facilitado e muito mais rápido. 

Dessa forma, é possível fazer mais em menos tempo, resultando em maior agilidade nos processos do setor fiscal da empresa, incluindo a prestação de informações ao fisco. 

Segurança 

Outro ponto benéfico a favor da automação do armazenamento de notas fiscais em nuvem é a segurança de todo o procedimento. Um dos principias risco quando falamos em armazenamento de notas fiscais são aqueles feitos de maneira local. 

Isso porque, quando feito de maneira local, o armazenamento de NF-es corre o mesmo risco de perda ou extravio citado anteriormente, mas de uma forma diferente. Mesmo que a empresa não perca um arquivo digital por ser físico, o seu local de armazenamento também corre o risco de ser danificado ou perdido. 

Por exemplo, um caso comum acontece quando as notas fiscais ficam armazenadas apenas no sistema da empresa ou em computadores e HDs externos. Qualquer dano a esses equipamentos pode fazer com que a empresa perca milhares de notas fiscais. Nesse caso, o armazenamento em nuvem não corre este risco. 

Conformidade 

A automação do processo de armazenamento de NF-es também ajuda a empresa a manter a conformidade junto ao fisco. Vimos que com a automação do armazenamento a gestão se torna mais ágil e segura. 

Consequentemente, uma gestão mais ágil e confiável também se reflete na prestação assertiva de informações ao fisco. Como resultado, a empresa se mantém em conformidade e mantém o controle do recolhimento ao longo do tempo. 

Organização 

Um exemplo prático de benefício da automação de armazenamento de NF-es é o poder de organização que essas ferramentas podem proporcionar. Quem trabalha com gestão contábil sabe o quanto a organização é um dos pilares de todos os processos envolvidos. 

A automação ajuda a manter e otimizar essa organização, já que o armazenamento deixa de ser uma preocupação. A automação traz ordenação e padronização ao processo de armazenamento, permitindo que o time contábil se dedique a outros elementos críticos da gestão. 

Redução de erros 

Por fim, mas não menos importante, automatizar o armazenamento de notas reduz drasticamente a taxa de erro humano nesse processo. Entretanto, aqui não estamos falando apenas de questões como esquecer do status de uma determinada nota. 

Dessa maneira, como um sistema de armazenamento observa todos os aspectos relacionados à nota fiscal, o checklist básico não fica mais por conta do colaborador responsável. Para a gestão fiscal, isso significa redução de erros na administração e, consequentemente na prestação de informações ao fisco. 

Dessa forma a empresa reduz, ao mesmo tempo, problemas junto à conformidade e aos custos gerados por retrabalho no seu setor fiscal. 

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Gostou desse artigo? Veja também o nosso post sobre Monitoramento de Notas Fiscais!