Quando o assunto é documentação fiscal, a quantidade de versões é grande e uma boa parte delas ainda conta com documentação auxiliar. No caso das notas fiscais eletrônicas, o DANFE é um dos principais exemplos desse tipo de documento.
Da mesma forma que as NF-es certificam uma determinada operação a nível fiscal, o DANFE serve como um documento representativo dessas operações. Além disso, ele possui diversas informações importantes para o processo de compra, venda e transporte de mercadorias, por exemplo.
Mas o que exatamente é um DANFE? Quais as principais informações contidas nela e pra quê exatamente ela serve?
Por isso, preparamos o artigo a seguir para responder a essas e outras dúvidas sobre o DANFE e sua emissão. Continue a leitura para saber mais!
O que é DANFe?
Antes de tudo, é preciso entender o que significa DANFE. Em resumo, DANFE é a sigla para Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica.
Assim como o nome indica, o DANFE nada mais é que um documento auxiliar que identifica uma operação descrita em uma nota fiscal eletrônica. Dessa forma, ele é um documento que pode existir tanto em formato impresso quanto digital.
Conforme sabemos, as NF-es existem apenas em formato XML, um modelo de arquivo que tem uma leitura difícil a olho nu. Um dos objetivos do DANFE é dispor as informações dessas notas fiscais de maneira mais simples e objetiva. Sendo assim, a conferência das informações relacionadas a uma determinada operação se torna mais facilitada.
O DANFE contém informações como a lista dos itens vendidos, a data e horário exatos da operação e a identificação do veículo transportador. Também é comum que o documento auxiliar venha com uma identificação em destaque, para deixar claro o tipo de documento que ele é.
No que diz respeito ao formato, as versões do DANFE podem variar de acordo com o objetivo, alguns são mais simplificados e outros mais detalhados. Porém, para saber mais sobre cada tipo de DANFE, é possível consultar as regras gerais das notas técnicas no Portal da Nota Fiscal Eletrônica.
No entanto, é obrigatório que qualquer versão do documento tenha duas informações chave: a chave de acesso (de 44 dígitos) e o código de barras. Enquanto a chave de acesso dá acesso ao arquivo XML da NF-e, o código de barras serve como um facilitador desse processo. Por isso, é importante que estas duas informações estejam presentes de forma clara no documento.
Por fim, é recomendado que o DANFE seja gerado pelo mesmo emissor que a NF-e, pois os dois não podem ter informações diferentes entre si.
DANFE serve como Nota Fiscal?
Os dados do DANFE são os mesmos contidos na NF-e, o que faz dele um documento importante na entrada, saída e transporte de produtos. Mas, afinal de contas, o DANFE pode ser usado como nota fiscal? A resposta para essa pergunta é não.
Por mais que o DANFE possua as mesmas informações e seja uma representação física da NF-e, ele não substitui a nota fiscal. Em outras palavras, ele não possui validade jurídica e seu objetivo é a conferência e o acesso às informações contidas no arquivo XML.
Portanto, o DANFE apenas auxilia e facilita o processo por trás da NF-e, mas nunca poderá substituir o arquivo digital. A regra se mantém para arquivos gerados em PDF, já que o formato não substitui o XML instituído por lei.
Então pra que serve o DANFE?
Mas então, qual a utilidade e finalidade do DANFE? Conforme dissemos anteriormente o documento auxiliar da NFe, impresso ou em PDF, contém as informações da NF-e de maneira mais simplificada.
O formato do DANFE permite uma melhor conferência de informações presentes em uma nota fiscal por parte de quem recebe uma mercadoria. Portanto, para fazer a conferência de mercadorias com nota fiscal de entrada ou de saída, esse documento é indispensável.
Outra função do documento é garantir um transporte e circulação de mercadorias sem complicações com o fisco no caso de inspeção. Caso um DANFE ou outro documento fiscal não seja apresentado durante a inspeção no transporte, você corre risco de apreensão de mercadorias e multa.
Se você já comprou alguma mercadoria pela internet, já percebeu que ela sempre chega junto de um DANFE. Isso acontece por dois motivos: comunicar a você sobre a operação comercial por trás daquela encomenda e validar essa operação no processo de transporte.
Além disso, o documento auxiliar também ajuda na escrituração fiscal que a contabilidade das empresas precisa fazer. Assim, a regularidade no pagamento de tributos se mantém.
Em conclusão, por mais que o DANFE não seja capaz de substituir a NF-e, ele auxilia em todos os procedimentos no qual ela é necessária. Dessa forma, é possível consultar informações e regularizar processos mesmo sem o arquivo XML das notas fiscais em questão.
Conclusão
Mesmo tendo um papel complementar, o DANFE e a NF-e são documentos diferentes e conhecer essa diferença é essencial para sua gestão fiscal. Portanto a emissão e o acompanhamento desses documentos devem ser feitos de maneira consciente e eficaz.
Construir uma boa saúde financeira inclui possuir as ferramentas certas e que garantam acesso rápido aos seus documentos fiscais. Dessa forma, você possui regularidade diante do fisco ao mesmo tempo que mantém o controle de todas as suas operações.
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