O monitoramento de notas fiscais e seu armazenamento são essenciais para empresas que desejam ter uma boa saúde financeira. No entanto, muitos empresários ainda desconhecem a importância de fazer este monitoramento do jeito certo. 

Como resultado, empresas enfrentam problemas em seu processo de contabilidade e se deparam com situações de irregularidade na Receita Federal. A legislação, o método de armazenamento e a forma como notas fiscais são armazenadas são elementos que precisam de atenção e cuidado na empresa. 

Mas para solucionar este problema, empresas podem contar com variadas ferramentas que simplificam o acompanhamento e armazenamento de notas fiscais. 

Além de facilitar a administração estas ferramentas também permitem maior fluidez na contabilidade da empresa e transparência na prestação de informações ao Fisco. 

Por isso, preparamos o post a seguir para que você conheça a importância do monitoramento das notas fiscais e agilize operações na sua empresa. Continue a leitura para saber mais! 

Importância de monitorar notas fiscais 

O monitoramento e armazenamento de notas fiscais é algo que faz parte do cotidiano de todas as empresas que vendem produtos ou prestam serviços. Essas notas são mais do que comprovantes de compra e servem como ferramentas para o pagamento de tributos e direito do consumidor. 

A nota fiscal é o documento emitido sempre que uma empresa realiza uma operação comercial, salvo algumas exceções. É a nota fiscal que atesta a mudança de posse de um produto de uma empresa para outra ou para o consumidor final, por exemplo. 

Armazenar e monitorar notas fiscais vai além de fazer um controle de entradas e saídas dentro de uma empresa e pode otimizar sua gestão fiscal. Por isso, você pode colher uma série de benefícios de manter um controle adequado do armazenamento e monitoramento de notas fiscais. 

Dentre algumas destas vantagens, podemos destacar: 

Maior controle fiscal 

Monitorar suas NFes vai permitir que a sua empresa tenha um melhor controle fiscal. Como resultado, você melhora sua contabilidade e tem maior controle sobre a regularidade no pagamento de tributos. 

Um bom controle fiscal dentro da sua empresa também passa pelo monitoramento correto das notas fiscais que a sua empresa emite. Também é preciso que você armazene estas notas fiscais de forma a facilitar eventuais consultas no futuro. 

Outro ponto importante do monitoramento de notas fiscais é o controle sobre NFes emitidas contra o CNPJ da sua empresa. Dessa forma é possível evitar fraudes e fazer a manifestação de destinatário dentro do prazo regularizado. 

Melhor administração financeira 

A administração financeira da sua empresa fica mais simples quando você monitora suas notas fiscais do jeito certo. Com um controle bem feito você será capaz de identificar com mais facilidade os tributos que a sua empresa paga. 

Com isso, você tem uma melhor dimensão não só das entradas e saídas como também de toda a cadeia de valor do seu produto. 

Preparo diante da fiscalização 

Sabemos que um bom controle fiscal não depende unicamente das empresas: existem órgãos e legislações que regulam estes processos em diferentes esferas. 

Para evitar fraudes fiscais, leis e órgãos de fiscalização foram criados para fiscalizar o cumprimento das leis e normas vigentes. Estas normas definem a forma como as empresas devem prestar constas e estar em dia com os seus tributos. 

Armazenar e monitorar suas notas fiscais corretamente vai permitir que você esteja mais preparado para processos de fiscalização. Assim, sempre que um órgão fiscalizador exigir que você preste esclarecimentos fiscais, você poderá localizar suas notas fiscais mais habilmente. 

Armazenamento de notas fiscais 

Um outro ponto essencial para o monitoramento das notas fiscais é o seu processo de armazenamento na empresa. No caso das notas fiscais existe uma legislação que define o formato e o tempo mínimo para o armazenamento das mesmas. 

De acordo com a lei nº 5.172 do Código Tributário Nacional, notas fiscais devem ser armazenadas por um período mínimo de 5 anos. Para as chamadas notas fiscais de saída esse intervalo deve ser de 10 anos. 

Esse período de 5 anos é o prazo mínimo para que a Receita Federal possa pedir esclarecimentos às empresas, como é o caso das auditorias. Após esse tempo, a empresa pode decidir o que fazer com as notas fiscais com maior liberdade. 

Para outros documentos tributários existem uma série de outras legislações que variam esse período de 5 anos a 10 anos estipulado para as notas fiscais. Portanto, esteja atento a exigência de cada documento ao fazer o seu armazenamento ou possível descarte. 

Outro aspecto importante é a obrigatoriedade do formato no qual as notas fiscais da sua empresa precisam ser armazenadas. Segundo as regras definidas pela Sefaz, o formato no qual notas fiscais devem ser armazenadas é o XML. 

Os arquivos XML são feitos em uma linguagem de programação que facilita todo o processo por trás das notas fiscais e sua organização. Dessa forma, o procedimento de fiscalização das notas fiscais se torna mais facilitado e padronizado. 

Monitoramento de notas fiscais eletrônicas 

As notas fiscais eletrônicas (ou NF-e) foram aprovadas por lei em 2005 e consistem nos documentos fiscais eletrônicos em formato XML que podem substituir as versões impressas. Junto delas também foi aprovado o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, chamado também de DANFE. 

Apesar de não ser considerado um documento fiscal, o DANFE dispõe de informações que auxiliam na busca e localização da NF-e referente a uma compra. É muito comum que muitas empresas emitam o DANFE ao invés da nota fiscal, vista a facilidade de acesso a NF-e. 

A chegada da nota fiscal eletrônica trouxe melhorias para o processo de comprovação fiscal e facilitou o cotidiano de empresas que precisam emiti-las. 

Por isso, as notas fiscais eletrônicas trazem diversas vantagens para as empresas que precisam emitir notas diariamente ou em curtos períodos de tempo. 

Maior agilidade: o uso da nota fiscal eletrônica poupa o tempo que teria sido gasto com emissões de notas fiscais em papel. Isso gera mais agilidade nas operações de compra e venda. 

Monitoramento e armazenamento facilitado: uma NF-e não precisa de espaço de armazenamento físico, o que facilita seu monitoramento e armazenamento. Assim, você não precisará enfrentar gavetas e papéis para localizar uma nota fiscal específica. 

Redução de custos: as notas fiscais eletrônicas possuem custo reduzido, já que notas físicas precisam de um processo de impressão específico. No DANFE o custo é ainda menor, já que muitas notas precisam de impressões específicas e o DANFE precisa apenas de impressão em formato A4. 

Como monitorar notas fiscais corretamente 

A chegada das notas fiscais eletrônicas facilitou o processo de emissão de notas fiscais para empresas de todos os portes. Como vimos, elas trouxeram agilidade, dinamismo e economia para as operações das empresas. Mas quais as melhores práticas para monitorar notas fiscais da melhor maneira? 

Primeiramente, é preciso lembrar que a Sefaz permite a consulta de notas fiscais em portal, mas não é de responsabilidade dela o armazenamento destas notas. O armazenamento é encargo da sua empresa e é preciso que você faça um acompanhamento adequado desse processo. 

A principal maneira de monitorar suas notas fiscais corretamente é através de uma plataforma que seja confiável e que permita consultas de maneira rápida e simplificada. Assim, quando precisar fazer levantamentos, a contabilidade ou estar em dia com a fiscalização você não entrará em pânico. 

Uma gestão fiscal otimizada é feita com inteligência! Por isso, a Nou te oferece uma plataforma simples que vai permitir que você faça uma gestão fiscal com menores riscos e muito mais tranquila. Através do armazenamento em nuvem, você não precisará mais ficar preso a arquivos físicos e correr o risco de perda ou danos às suas notas. 

Os arquivos XML das suas notas fiscais estarão sempre a sua disposição, fazendo com que você evite irregularidades ou multas por má gestão fiscal. Economize tempo e dinheiro através de uma gestão fiscal inteligente de verdade! Fale agora mesmo com um de nossos consultores e faça parte do universo Nou!