Nota Denegada: o que é e o que fazer nesses casos

Neste artigo você confere o que é uma nota denegada e quais as principais razões por trás desse erro na sua emissão de NFes.
Nota Denegada

Quem emite NFes com frequência sabe que esse processo nem sempre acontece como esperado, sendo que diversos erros podem comprometer uma emissão. Um desses erros é a chamada nota denegada, que está ligada a problemas que podem prejudicar a gestão fiscal da sua empresa. 

Porém, muitos gestores ainda não sabem como agir nesses casos e ficam em dúvida ao se deparar com o problema pela primeira vez. Afinal, o que devo fazer quando tenho uma nota denegada? 

O artigo a seguir vai explicar o que é uma nota denegada, qual a sua origem e como corrigir esse problema. Então, leia o artigo até o final para tirar todas as suas dúvidas sobre notas denegadas e como resolver esse problema. 

Vamos lá? 

O que é uma nota denegada? 

Durante a emissão de uma nota fiscal, existe um conjunto de erros que vão desde erros de preenchimento comuns até questões cadastrais mais burocráticas. Uma nota denegada é resultado de um desses problemas e pode ter origem na sua administração fiscal ou na do seu cliente. Mas o que é uma nota denegada? 

Em resumo, uma NFe é denegada quando a Sefaz encontra erros ou irregularidades cadastrais por parte do emitente ou do destinatário. Ou seja, o processo é interrompido por uma irregularidade com o fisco que pode ser tanto da sua empresa quanto do seu cliente. 

Por exemplo, nos casos em que a inscrição estadual esteja suspensa, seja ela do emitente ou do destinatário da NFe, é comum que a nota fiscal seja denegada. Como resultado, a sua gestão fiscal sofre atrasos, além da irregularidade diante do fisco caso a razão da denegação tenha origem no seu negócio. 

Uma vez denegada, não é possível corrigir os dados nem reutilizar o número da nota fiscal emitida nesses casos. Porém, a nota denegada ainda precisa ser armazenada no período mínimo estabelecido por lei, que para a maior parte dos DFes é de 5 anos. 

Uma nota pode ser denegada por diversas razões, sendo a irregularidade na inscrição estadual a principal. Dentre alguns dos principais motivos por trás de uma nota denegada estão inscrições estaduais: 

  • Suspensas;
  • Canceladas;
  • Em processo de baixa;
  • Baixadas.

Mas como identificar a origem da denegação de uma NFe, já que o problema pode estar relacionado tanto com o emitente quanto com o destinatário? Para isso, existem códigos de identificação para cada tipo de denegação, também chamados de rejeição. 

A seguir, veremos em detalhes quais os tipos de rejeição e o que significa cada um deles. 

Nota Denegada: tipos de rejeição 

Conforme vimos, a nota denegada está relacionada com problemas com a Sefaz, tanto por parte do emitente quanto do destinatário da NFe. Sendo assim, para identificar esses erros existem três tipos de erros relacionados: as rejeições 301, 302 e 303. 

Rejeição 301: neste caso, o problema está na inscrição estadual do emitente, que se encontra irregular diante da Sefaz do estado. Caso o emitente seja a sua empresa, procure regularizar a sua situação e verifique o que pode estar causando a irregularidade. 

Rejeição 302: aqui o uso denegado se dá por conta de irregularidades por parte do destinatário da nota fiscal. Desse modo, informe o destinatário da irregularidade e faça uma consulta de inscrição estadual no site do SINTEGRA ou do Cadastro Centralizado do Contribuinte (CCC)

Rejeição 303: por fim, na rejeição 303 o uso é denegado quando o destinatário não está habilitado para atuar na unidade federativa na qual a nota foi emitida. Ou seja, o destinatário não possui uma inscrição estadual válida para atuar no estado de origem da nota fiscal. Do mesmo modo, você também pode consultar a situação cadastral do destinatário via CNPJ no SINTEGRA ou pelo CCC. 

Para concluir, apesar do termo “rejeição”, ter uma nota denegada não é a mesma coisa que ter uma nota recusada. A nota fiscal é recusada quando existem erros no preenchimento de campos, algo que pode ser corrigido, permitindo que ela seja emitida novamente. 

Por outro lado, no caso da nota denegada, a rejeição é por irregularidade cadastral na inscrição estadual. Portanto, a nota rejeitada pode ser emitida novamente, o que não é permitido no caso da nota denegada. 

O que fazer nesses casos? 

Uma nota denegada significa um impasse de regularidade no fisco do emitente ou do destinatário. Uma vez identificado o erro, é preciso que haja o contato entre ambos para regularizar a situação.  

Se a irregularidade parte da sua empresa, procure formas de regularizar a situação diante da Sefaz do seu estado. Em contrapartida, se a irregularidade parte do seu cliente ou parceiro, comunique a irregularidade para que ele possa encaminhar a própria regularização. 

Além disso, uma boa prática é buscar clientes e parceiros que possuam integridade fiscal e que façam o compromisso de manter-se regularizados com a Sefaz. Assim, você mantém uma gestão fiscal mais eficiente e evita que notas denegadas sejam comuns nas suas NFes. 

Como a Nou facilita a conferência de dados nas NFes 

Quando o assunto é monitoramento de notas fiscais, uma gestão e conferência de dados eficiente faz toda a diferença na sua contabilidade. A Nou tem a plataforma que vai transformar a sua gestão fiscal e criar muito mais agilidade no seu time contábil. 

Na Nou você conta com uma plataforma on-line, de fácil usabilidade e personalizável para fazer o controle, monitoramento e manifestação da suas NFes. Nossa plataforma conta com um cruzamento de dados diretamente com a Sefaz. Assim, você identifica erros mais facilmente e agiliza seu processo de escrituração. 

Para que você faça uma conferência de dados mais apurada, nossa plataforma conta com uma coluna de divergências. Por ela, você será capaz de conferir a divergência entre os dados presentes no seu ERP e os dados cadastrados na Sefaz, evitando erros de escrituração. 

Na plataforma da Nou, você confere divergências de informações com a Sefaz em uma coluna dedicada.

As notificações em amarelo indicam informações divergentes entre os dados inseridos nas notas e os dados cadastrados na Sefaz como razão social, endereços e telefones. Já as notificações em vermelho indicam informações sensíveis para a sua contabilidade, como bases de cálculo de ICMS, PIS COFINS e valores totais. 

Além disso, o espelho de conferências permite que você confira todos os dados de uma vez só, facilitando a checagem. Por fim, as colunas de ações permitem que você administre suas NFes com ações por lote, sem a necessidade de gerenciar cada nota individualmente. 

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Gostou desse post? Veja também o nosso artigo sobre Recusa de Nota Fiscal.

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