Quem emite NFes com frequência sabe que esse processo nem sempre acontece como esperado, sendo que diversos erros podem comprometer uma emissão. Um desses erros é a chamada nota denegada, que está ligada a problemas que podem prejudicar a gestão fiscal da sua empresa. 

Porém, muitos gestores ainda não sabem como agir nesses casos e ficam em dúvida ao se deparar com o problema pela primeira vez. Afinal, o que devo fazer quando tenho uma nota denegada? 

O artigo a seguir vai explicar o que é uma nota denegada, qual a sua origem e como corrigir esse problema. Então, leia o artigo até o final para tirar todas as suas dúvidas sobre notas denegadas e como resolver esse problema. 

Vamos lá? 

O que é uma nota denegada? 

Durante a emissão de uma nota fiscal, existe um conjunto de erros que vão desde erros de preenchimento comuns até questões cadastrais mais burocráticas. Uma nota denegada é resultado de um desses problemas e pode ter origem na sua administração fiscal ou na do seu cliente. Mas o que é uma nota denegada? 

Em resumo, uma NFe é denegada quando a Sefaz encontra erros ou irregularidades cadastrais por parte do emitente ou do destinatário. Ou seja, o processo é interrompido por uma irregularidade com o fisco que pode ser tanto da sua empresa quanto do seu cliente. 

Por exemplo, nos casos em que a inscrição estadual esteja suspensa, seja ela do emitente ou do destinatário da NFe, é comum que a nota fiscal seja denegada. Como resultado, a sua gestão fiscal sofre atrasos, além da irregularidade diante do fisco caso a razão da denegação tenha origem no seu negócio. 

Uma vez denegada, não é possível corrigir os dados nem reutilizar o número da nota fiscal emitida nesses casos. Porém, a nota denegada ainda precisa ser armazenada no período mínimo estabelecido por lei, que para a maior parte dos DFes é de 5 anos. 

Uma nota pode ser denegada por diversas razões, sendo a irregularidade na inscrição estadual a principal. Dentre alguns dos principais motivos por trás de uma nota denegada estão inscrições estaduais: 

• Suspensas;
• Canceladas;
• Em processo de baixa;
• Baixadas.

Mas como identificar a origem da denegação de uma NFe, já que o problema pode estar relacionado tanto com o emitente quanto com o destinatário? Para isso, existem códigos de identificação para cada tipo de denegação, também chamados de rejeição. 

A seguir, veremos em detalhes quais os tipos de rejeição e o que significa cada um deles. 

Nota Denegada: tipos de rejeição 

Conforme vimos, a nota denegada está relacionada com problemas com a Sefaz, tanto por parte do emitente quanto do destinatário da NFe. Sendo assim, para identificar esses erros existem três tipos de erros relacionados: as rejeições 301, 302 e 303. 

Rejeição 301: neste caso, o problema está na inscrição estadual do emitente, que se encontra irregular diante da Sefaz do estado. Caso o emitente seja a sua empresa, procure regularizar a sua situação e verifique o que pode estar causando a irregularidade. 

Rejeição 302: aqui o uso denegado se dá por conta de irregularidades por parte do destinatário da nota fiscal. Desse modo, informe o destinatário da irregularidade e faça uma consulta de inscrição estadual no site do SINTEGRA ou do Cadastro Centralizado do Contribuinte (CCC). 

Rejeição 303: por fim, na rejeição 303 o uso é denegado quando o destinatário não está habilitado para atuar na unidade federativa na qual a nota foi emitida. Ou seja, o destinatário não possui uma inscrição estadual válida para atuar no estado de origem da nota fiscal. Do mesmo modo, você também pode consultar a situação cadastral do destinatário via CNPJ no SINTEGRA ou pelo CCC. 

Para concluir, apesar do termo “rejeição”, ter uma nota denegada não é a mesma coisa que ter uma nota recusada. A nota fiscal é recusada quando existem erros no preenchimento de campos, algo que pode ser corrigido, permitindo que ela seja emitida novamente. 

Por outro lado, no caso da nota denegada, a rejeição é por irregularidade cadastral na inscrição estadual. Portanto, a nota rejeitada pode ser emitida novamente, o que não é permitido no caso da nota denegada. 

O que fazer nesses casos? 

Uma nota denegada significa um impasse de regularidade no fisco do emitente ou do destinatário. Uma vez identificado o erro, é preciso que haja o contato entre ambos para regularizar a situação.  

Se a irregularidade parte da sua empresa, procure formas de regularizar a situação diante da Sefaz do seu estado. Em contrapartida, se a irregularidade parte do seu cliente ou parceiro, comunique a irregularidade para que ele possa encaminhar a própria regularização. 

Além disso, uma boa prática é buscar clientes e parceiros que possuam integridade fiscal e que façam o compromisso de manter-se regularizados com a Sefaz. Assim, você mantém uma gestão fiscal mais eficiente e evita que notas denegadas sejam comuns nas suas NFes. 

Como a Nou facilita a conferência de dados nas NFes 

Quando o assunto é monitoramento de notas fiscais, uma gestão e conferência de dados eficiente faz toda a diferença na sua contabilidade. A Nou tem a plataforma que vai transformar a sua gestão fiscal e criar muito mais agilidade no seu time contábil. 

Na Nou você conta com uma plataforma on-line, de fácil usabilidade e personalizável para fazer o controle, monitoramento e manifestação da suas NFes. Nossa plataforma conta com um cruzamento de dados diretamente com a Sefaz. Assim, você identifica erros mais facilmente e agiliza seu processo de escrituração. 

Para que você faça uma conferência de dados mais apurada, nossa plataforma conta com uma coluna de divergências. Por ela, você será capaz de conferir a divergência entre os dados presentes no seu ERP e os dados cadastrados na Sefaz, evitando erros de escrituração. 

As notificações em amarelo indicam informações divergentes entre os dados inseridos nas notas e os dados cadastrados na Sefaz como razão social, endereços e telefones. Já as notificações em vermelho indicam informações sensíveis para a sua contabilidade, como bases de cálculo de ICMS, PIS COFINS e valores totais. 

Além disso, o espelho de conferências permite que você confira todos os dados de uma vez só, facilitando a checagem. Por fim, as colunas de ações permitem que você administre suas NFes com ações por lote, sem a necessidade de gerenciar cada nota individualmente. 

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Gostou desse post? Veja também o nosso artigo sobre Recusa de Nota Fiscal.