Atualmente, a agilidade e a precisão na gestão de documentos ficais se tornaram uma necessidade de todas as empresas, independentemente do porte ou setor. Por isso, o uso de um organizador de notas fiscais é essencial para empresas que almejam conformidade junto ao fisco, mitigar riscos e reduzir erros.
Levando em conta as atuais regras da Receita Federal sobre os documentos fiscais eletrônicos, gestão e armazenamento de NFes é um processo estratégico. Portanto, no artigo a seguir vamos definir a importância e listar 5 vantagens de utilizar um organizador de notas fiscais na sua empresa.
Organizador de notas fiscais e gestão financeira
Os softwares de gestão são parte essencial da operação de diferentes empresas hoje, sobretudo com a transformação digital sendo a principal tendência do mercado. Nesse sentido, os organizadores de notas fiscais surgem como uma forma de tornar a gestão de DFes mais simples e ágil.
Porém, os softwares de gestão de notas vão além de uma simples ferramenta de digitalização. Esses sistemas possuem um papel importante na construção de um compliance tributário mais eficiente e de conformidade junto ao fisco.
O setor contábil da sua empresa é um pilar essencial na busca por uma melhor saúde financeira e adequação junto à legislação fiscal vigente. Portanto, quanto mais organizadas e ágeis forem as suas operações fiscais, melhor será a gestão financeira da sua empresa.
Além disso, ter um organizador de notas fiscais proporciona uma série de benefícios para as empresas que vão além da agilidade na digitalização. A seguir veremos 6 dessas vantagens.
6 vantagens do organizador de notas fiscais
Assim como no caso de qualquer software de gestão, os organizadores de notas fiscais são capazes de agilizar as operações do setor fiscal de uma empresa. Consequentemente, uma série de outras vantagens podem ser atribuídas à implementação de um software gerenciador de NFes.
Confira 6 dessas vantagens a seguir.
1 – Redução de erros
O principal ponto vantajoso de um software organizador de notas fiscais é a sua capacidade de reduzir erros operacionais no seu setor fiscal. Seja pela própria organização automática de documentos até o preenchimento de informações, um organizador consegue reduzir drasticamente as taxas de erro humano.
Sabemos que quando assunto é a prestação de informações corretas ao fisco, erros no envio de informações podem custar caro para as empresas. Nesse sentido os prejuízos podem ir desde os custos com retrabalho até multas e encargos a depender do erro cometido.
Adotar um software organizador de notas fiscais reduz e muito esse risco, permitindo que o seu setor contábil fique tranquilo e foque em outros pontos críticos da gestão fiscal.
2 – Conformidade fiscal e tributária
Um uma outra vantagem de um software organizador de notas fiscais são as suas atualizações automáticas em relação à legislação vigente. Uma das principais questões que um setor contábil deve monitorar constantemente são as mudanças mais recentes na legislação fiscal que afeta a empresa.
Sendo assim, muitos desses sistemas fazem atualizações automáticas para que possam se adequar aos requisitos atualizados da lei. Isso permite que o setor contábil não precise modificar seus processos drasticamente toda vez que a legislação muda, já que o sistema cuida dessa parte.
O resultado é construção de uma maior conformidade fiscal e tributária na sua empresa independentemente das mudanças na legislação vigente.
3 – Economia de tempo e recursos
Conforme mostramos no tópico anterior, uma das qualidades mais atrativas em um software organizador de notas fiscais é a sua agilidade e rapidez. A automatização na busca e armazenamento de notas fiscais facilita o trabalho e reduz o tempo gasto com processos operacionais manuais.
Dessa forma, a empresa consegue economizar tempo e recursos na gestão de documentos fiscais eletrônicos. Assim, sua equipe contábil terá mais tempo para se dedicar a atividades mais produtivas e estratégicas do setor.
4 – Acesso rápido às NFes
Uma outra vantagem de destaque dos softwares organizadores é o acesso rápido aos documentos fiscais eletrônicos. Arquivos físicos ou sistemas mal otimizados muitas vezes dificultam a busca por NFes, um processo que com os softwares de gestão é simples e rápido.
Atualmente, sabemos que notas fiscais e outros documentos fiscais eletrônicos precisam estar armazenados por um período mínimo de 5 anos desde a sua emissão. Por isso, o acesso rápido a esses documentos facilita na prestação e correção dessas informações de forma prática e rápida.
Assim, sempre que uma empresa precisar consultar ou buscar uma nota fiscal, poderá fazer de forma rápida e sem grandes problemas.
5 – Adequação à LGPD
Na atualidade, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), visa proteger informações sensíveis de pessoas e empresas para que elas não sejam usadas indevidamente. Notas fiscais são documentos com dados sensíveis e que, portanto, devem ser administrados de acordo com as diretrizes da LGPD.
Uma das vantagens da utilização de um software organizador de notas fiscais é a adequação às regras da LGPD. Enquanto documentos sensíveis do ponto de vista dos dados contidos neles, esses softwares garantem a segurança das informações de forma efetiva.
6 – Integração com outros sistemas
Por fim, mas não menos importante, os softwares organizadores de documentos fiscais também podem ser integrados a outros sistemas da empresa. Esse é o caso dos ERPs e dos CRMS utilizados pela empresa, facilitando a passagem de informações entre um sistema e outro.
Como consequência, é possível ter mais agilidade nas operações e na troca de informações entre os departamentos da empresa. Como resultado, esse processo melhora a eficiência operacional e a consistência dos processos internos.
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