Fazer um monitoramento adequado de notas fiscais eletrônicas é de extrema importância para a contabilidade das empresas e pagamento de tributos em dia. Por isso, a recusa de nota fiscal é um procedimento que exige atenção e precisa estar presente na administração contábil das empresas. 

No entanto, é comum ver gestores dando pouca atenção à recusa de notas fiscais e que não sabem como fazer esse procedimento corretamente. Como resultado, estes gestores colhem consequências negativas e entram em sérios problemas com o fisco. 

Sabendo disso, o artigo a seguir vai te explicar o que é recusa de nota fiscal, como fazer e evitar problemas futuros com o fisco. 

Continue a leitura para saber mais! 

O que é a recusa de nota fiscal? 

Sabemos que todas as operações comerciais necessitam de documentação regularizada, o que é papel dos documentos fiscais eletrônicos. Dessa forma, a Receita Federal pode registrar e recolher os tributos em torno de cada uma dessas operações por meio desses documentos. 

Para todas as empresas que fazem emissão de notas fiscais e outros documentos fiscais eletrônicos, manter o controle dessa documentação é essencial. Isso porque a principal função desses documentos é comunicar essas operações à Receita Federal para que seja feito recolhimento de tributos. 

No entanto, nem toda nota emitida descreve operações que de fato aconteceram, como é caso das operações canceladas e das notas frias, por exemplo. Por isso, nestes casos, cabe a empresa dona do CNPJ destinatário fazer a recusa da nota fiscal emitida. 

Assim, a empresa informa ao fisco que a operação descrita naquela determinada nota fiscal não aconteceu de fato ou não é verdadeira. Como resultado, não haverá cobrança de tributos, uma vez que a operação não aconteceu. 

Esse procedimento de comunicação ao fisco é chamado de manifestação do destinatário e tem como objetivo esse controle fiscal entre a Sefaz e as empresas. Além disso, a manifestação do destinatário tem um prazo fixo para ser feita, levando em conta as mudanças trazidas pela NT.2020.001. 

Por regulamentação, existem atualmente 4 tipos de manifestação do destinatário: 

• Ciência da Operação;
• Confirmação da Operação;
• Desconhecimento da Operação;
• Operação Não Realizada.

Cada manifestação tem uma função que vai desde conhecimento ou não da operação até sua confirmação. Em resumo, a recusa de nota fiscal é basicamente a manifestação de operação não realizada. 

Mas quais as consequências de uma má administração da recusa de notas fiscais? 

Por que fazer a recusa de nota fiscal corretamente? 

Quando se trata de fazer uma contabilidade eficaz na sua empresa, saber administrar corretamente seus documentos fiscais é indispensável, o que inclui a recusa de nota fiscal. Portanto, é preciso que você monitore as notas fiscais eletrônicas emitidas contra o seu CNPJ e fazer a manifestação correta das operações descritas nelas. 

Conforme vimos, existem casos em que o CNPJ da sua empresa possa ser usado para emissão de notas frias e fraudes fiscais. Se você não fizer um monitoramento preciso dessas emissões, sua empresa pode ser vítima de fraude fiscal e entrar em problema com o fisco. 

Quando você realiza a manifestação do destinatário de maneira desatenta, o fisco pode considerar que estas operações de fato aconteceram, uma vez que você confirmou. Além disso, caso você não faça a manifestação do destinatário, você está sujeito a multas com valores definidos pela regulamentação do seu estado de atuação. 

Como fazer a recusa de nota fiscal 

Atualmente, existem diversas opções para que você possa fazer a recusa de nota fiscal na manifestação do destinatário para ao fisco. Uma dessas formas é acessando o Portal Nacional da NF-e e fazendo a manifestação através do portal. 

Para fazer a recusa de nota fiscal dessa forma, vá até o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica. Em seguida, vá até o menu “Serviços” e selecione a opção “Manifestação do Destinatário”. Não se esqueça de que para fazer este acesso é necessário que você faça login usando o seu certificado digital e ter em mãos a chave de acesso da nota fiscal que você deseja recusar. 

Outra forma de fazer a recusa de nota fiscal é por meio de plataformas que integram o ERP da sua empresa com a SEFAZ. Dessa forma, você consegue monitorar e se manifestar diante das notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ. 

Conclusão 

Em conclusão, fazer a recusa de notas fiscais vai exigir não só um monitoramento adequado, mas a manifestação no momento certo. Dessa maneira, você consegue uma contabilidade eficaz e alinhada com o pagamento de tributos, além de evitar fraudes contra seu CNPJ. 

Com isso, você será capaz de evitar complicações futuras com o fisco e terá um controle eficiente das suas operações e das notas fiscais resultantes delas. 

Para fazer um monitoramento de suas notas fiscais de maneira inteligente você sempre pode contar com a Nou! Nossa plataforma permite que você monitore e baixe suas NF-es no momento que precisar. Além disso, você pode encontrar NF-es por meio de pesquisa com palavra chave e em intervalos personalizados, além de fazer a manifestação de destinatário direto na plataforma.  

Comece uma gestão fiscal inteligente de verdade! Vem pra Nou! 

Gostou desse post? Veja também o nosso artigo sobre a NT 2020.001!