Atualmente, os documentos fiscais eletrônicos, ou DFes, são parte integral do trabalho das emissoras de notas fiscais. Por isso, saber administrar suas emissões e conhecer a função de cada um desses documentos é imprescindível para estas empresas. 

Além disso, é preciso estar atento ao período mínimo de armazenamento destes documentos caso o fisco solicite as informações tributárias contidas neles. Dessa forma, você pode fazer uma gestão fiscal mais eficiente e evita complicações no pagamento de impostos. 

Sabendo disso, preparamos o post a seguir para explicar o que são os DFes, seus tipos e como armazená-los corretamente. Continue a leitura para saber mais! 

O que são DFes? 

DFes é a sigla para documentos fiscais eletrônicos e dá nome para os arquivos fiscais que existem apenas em formato digital. Ou seja, os DFes se referem aos documentos fiscais digitais que contém informações sobre as operações comerciais. 

Para documentar essas operações, a emissão e o armazenamento dos DFes acontece de maneira 100% digital. Dessa forma, para facilitar a fiscalização do pagamento de impostos, os órgãos fiscais definiram uma padronização para esse tipo de documento. 

Conforme estabelecido pela lei, as notas fiscais eletrônicas precisam obrigatoriamente estar em formato XML (Extensible Markup Language). Além disso, esse formato também facilita a exportação e leitura desses arquivos por softwares de gestão fiscal e sua interpretação diante do fisco. 

Outra vantagem do formato XML é a segurança, já que é impossível alterar dados de uma NF-e sem modificar a sua assinatura, por exemplo. Como resultado, o trabalho em torno dos dados contidos nos DFes se torna facilitado, já que o formato XML dificulta fraudes. 

É preciso lembrar que este formato XML é o padrão que se aplica para todas as notas fiscais eletrônicas. Portanto, documentos em PDF e impressões físicas são apenas representações dos dados da nota, sem validade fiscal real. 

Atualmente existem diversos tipos de DFes específicos para cada tipo de operação no mercado. Assim, cada um desses tipos possui um conjunto de informações específicas relevantes para cada tipo de operação, o que inclui também os dados fiscais. 

Vejamos a seguir os principais tipos de documentos fiscais eletrônicos e qual o foco de cada um deles. 

Tipos de DFes  

Como vimos, existem diferentes tipos de DFes que podem ser emitidos. Por isso, o que vai definir cada um deles é a natureza da operação descrita no documento em questão. 

Essas operações podem envolver tanto pessoas físicas quanto pessoas jurídicas e variam entre compra, venda e transporte, por exemplo. Além disso, todos fazem parte do projeto de modernização das obrigações fiscais no Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED. 

Agora, veja os principais tipos de DFes. 

NF-e 

A nota fiscal eletrônica, ou simplesmente NF-e, é um dos DFes mais comuns quando falamos de pessoas jurídicas. As notas fiscais eletrônicas geralmente são emitidas em operações entre pessoas jurídicas, ou seja, entre empresas. 

Além disso, é muito comum que uma representação impressa da nota fiscal eletrônica seja emitida durante essas operações. Essa forma impressa é conhecida como Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, ou simplesmente DANFE. 

NFC-e/CF-e 

As Notas Fiscais ao Consumidor Eletrônicas (NFC-e) são utilizadas nas vendas no varejo para indicar uma venda ao consumidor final. Além disso, também existe a versão eletrônica do cupom fiscal, chamada de CF-e. 

Ambos os documentos servem para comprovar uma operação de compra e venda para o consumidor. No entanto, a diferença entre eles são os dados presentes em cada um, sendo que a NFC-e identifica o consumidor que fez a compra. 

NFS-e 

Ainda dentro das notas fiscais, nos DFes temos também as Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas, as NFS-es. Porém, no caso deste documento, o foco são as prestações de serviços. 

Assim como a NF-e e a NFC-e, as NFS-es servem como comprovante, neste caso, de prestação de serviços diversos envolvendo pessoas jurídicas e físicas. 

CT-e/CTeOS 

Mudando para a área de transporte de mercadorias, temos o CT-e, ou Conhecimento de Transporte Eletrônico. Em adição ao CT-e temos o CTeOS, que é um documento ainda mais abrangente e a nível nacional de transporte. 

Da mesma forma que as notas fiscais eletrônicas possuem o DANFE, o CT-e possui o DACTE como documento auxiliar para representar uma operação de transporte. 

MDF-e 

O MDF-e, ou Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, visa unir todos os CT-es e NF-es em um único documento. O objetivo é facilitar o processo de vistoria de mercadorias transportadas, diminuindo as dificuldades que existiam antes do formato digital. 

Assim como os outros nessa lista, o MDF-e também é emitido e armazenado de maneira 100% digital. 

BP-e 

O Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e) é um documento eletrônico emitido por empresas que fazem o transporte de pessoas. Em resumo, após o ajuste do SINIEF, o BP-e unificou as principais formas de transporte de pessoas, facilitando o registro e a prestação de contas. 

O documento original é repassado à SEFAZ, enquanto para os passageiros é impresso o DABP-e, ou Documento Auxiliar do Bilhete de Passagem Eletrônico. 

A importância de armazenar DFes corretamente 

O armazenamento dos DFes necessita de uma atenção especial por se tratarem de documentos cuja existência é 100% digital. Por isso, é preciso que você tenha um método eficaz para fazer esse armazenamento corretamente. 

Além disso, no caso destes documentos fiscais, a legislação vigente exige que eles sejam armazenados por um período mínimo de 5 anos. Portanto, durante esse período o fisco pode pedir esclarecimentos fiscais e você precisa ter acesso rápido a esses arquivos. 

O armazenamento adequado de seus arquivos XML beneficia também a contabilidade da sua empresa, uma vez que seu contador também vai precisar desses dados. Então, armazenar seus arquivos XML da maneira certa contribui para evitar irregularidades, melhorar seu processo contábil e construir uma melhor saúde financeira para sua empresa. 

Uma das formas mais recomendadas para fazer o armazenamento de documentos fiscais eletrônicos é o uso de nuvens de armazenamento. Dessa forma, você sempre terá acesso aos seus arquivos de maneira rápida e simples, sem a preocupação com servidores para armazenamento interno. 

Conclusão 

Conhecer todos os tipos de documentos fiscais eletrônicos e armazená-los da maneira correta é essencial para empresas que desejam ter uma boa saúde financeira. Por isso, busque sempre ferramentas que garantam confiabilidade, armazenamento e acesso rápido aos seus DFes. 

Ao fazer isso, você vai garantir que a contabilidade e o pagamento de impostos na sua empresa sejam feitos da maneira certa. 

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