As notas fiscais eletrônicas tornaram o processo de emissão e controle das notas fiscais uma atividade mais rápida e dinâmica par as empresas. Além disso, o arquivo XML da nota fiscal permite organização e armazenamento facilitados, o que agiliza também a gestão contábil nessas organizações. 

Porém, para alguns gestores ainda existem dúvidas sobre o que é um arquivo XML, sua utilidade e por que é o formato padrão das NF-es. Sabendo disso, criamos este artigo para te explicar o que é o XML da nota fiscal e por que ele é tão importante. 

Para saber mais, é só continuar a leitura. Vamos lá? 

O que é o XML da Nota Fiscal? 

Antes entender o que é o XML de uma nota fiscal, primeiro é necessário entender o que significa XML na prática. Em resumo, XML é uma sigla em inglês para eXtensible Markup Language, ou linguagem de marcação extensível, em português. 

Estes arquivos são chamados assim por conta da linguagem de codificação na qual são criados e que permite um melhor armazenamento e compartilhamento de dados e informações. Além disso, o XML foi escolhido pelos órgãos fiscais como o formato padrão para os documentos fiscais eletrônicos. 

Portanto, sempre que uma nota fiscal eletrônica é emitida um arquivo digital é gerado, que é o que nós chamamos de XML da nota fiscal. Porém, para poder emitir documentos fiscais em XML é necessário que você tenha um emissor e também um certificado digital para assinar estes documentos. 

No XML estão contidos dados importantes da operação referente a ele como dados do emitente e do destinatário, tributação (como o ICMS) e de transporte. Não só isso, estas informações são obrigatórias e devem estar presentes em todos os arquivos XML que sua empresa emitir. 

Um XML de nota fiscal é um arquivo simples e que pode ser aberto em diversas ferramentas como um bloco de notas ou um navegador. Mas no caso destes arquivos, a organização feita através de tags faz com que a sua leitura seja complicada, o que exige uma simplificação. 

É aí que entram em cena as versões impressas destes documentos fiscais, como é o caso DANFe, que simplifica a leitura dos dados da NF-e. No entanto, é preciso lembrar que a verão impressa destes documentos são apenas representações dos arquivos originais e não tem validade jurídica. 

Por isso, guarde seus arquivos XML pois são eles que darão base para as operações que você fez e os tributos que você pagou. 

Pra que serve o XML da Nota Fiscal? 

Afinal, pra que serve o XML da nota fiscal? Em resumo, é através do arquivo XML que você pode provar para o fisco que pagou os impostos de uma determinada operação. Uma vez que o XML é padrão definido pelos órgãos responsáveis, ele é o único arquivo válido para comprovar suas operações. 

O XML da nota fiscal também deve ser enviado para o destinatário da operação descrita na NF-e. Então, se você vendeu um produto ou prestou um serviço, é necessário enviar ao destinatário  

Além disso, o XML da nota fiscal também pode ser usado pela contabilidade da sua empresa para fazer todo o seu balanço financeiro. Como resultado, você mantém o processo mais ágil ao mesmo tempo que cultiva uma melhor saúde financeira. 

Onde fica o XML da Nota Fiscal? 

Quando você emite uma nota fiscal, o arquivo XML é gerado e você tem a opção de guardá-lo no dispositivo da sua preferência. Por exemplo, você pode optar por armazenar o XML no próprio computador que fez a emissão. 

No momento da emissão, uma cópia do arquivo XML da nota fiscal também é enviada à SEFAZ para informar sobre a operação. Dessa forma, você pode consultar e baixar os arquivos XML diretamente da SEFAZ, basta ter a chave de acesso da NF-e. 

Você pode consultar e baixar sua NF-e usando a chave de acesso por meio deste link. 

XML da Nota Fiscal: armazenando adequadamente 

Você pode até ter acesso ao XML das notas fiscais na SEFAZ, mas o que acontece quando você precisar de um grande volume de NF-e? Por exemplo, digamos que você precisa de notas de um período específico para sua contabilidade ou para apresentar a um auditor fiscal, o que fazer? 

Por isso o armazenamento adequado do XML das notas fiscais é tão importante, pois haverá momentos em que você vai precisar deles. Além disso, o tempo mínimo de armazenamento de arquivos XML definido por lei é de 5 anos. 

Uma das melhores formas de fazer o armazenamento do XML da Nota Fiscal é por meio de nuvem de armazenamento. Isso porque computadores ou HDs externos estão suscetíveis a dano e perda, o que não acontece no caso do armazenamento em nuvem. 

Conclusão 

Os arquivos XML chegaram para facilitar a emissão das NF-es, simplificando a vida de emitentes e de destinatários. Porém, é preciso que haja um armazenamento e acompanhamento adequados para que as empresas evitem complicações com o fisco. 

Ao fazer isso, você garante uma gestão contábil bem mais tranquila e mantém o seu pagamento de tributos regularizado e devidamente registrado. 

Que fazer uma gestão fiscal inteligente? A Nou te ajuda! Com a nossa solução, você pode armazenar, consultar e baixar os arquivos XML das suas notas fiscais diretamente na nuvem. Assim, você corre menos riscos e tem acesso imediato sempre que precisar. 

Nossos filtros permitem que você busque por período e por palavras-chave, podendo baixar tudo de uma vez só. Assim, você ganha tempo e garante a saúde financeira da sua empresa. Vem pra Nou! 

Gostou do post? Qual tal conferir também o nosso artigo sobre o DANFE? Até a próxima!