A chegada das notas fiscais eletrônicas e de novas tecnologias fez com que crescesse a necessidade de processos que dependem do on-line. Um dos frutos dessa necessidade é o certificado digital, que ajuda as empresas na emissão e controle das suas notas fiscais eletrônicas. 

Além disso, o certificado digital é importante para validar a assinatura digital da sua empresa nas NF-es e outras operações on-line relacionadas. No entanto, é precisa estar atento aos tipos, prazos e regulamentações diante dos serviços da Receita Federal que utilizam o certificado digital. 

Por isso, o artigo a seguir vai explicar tudo o que você precisa saber sobre certificados digitais e seus benefícios. 

Vamos lá? 

O que é certificado digital? 

Nos últimos anos, a necessidade de fazer gestões à distância cresceu no Brasil e no mundo, sobretudo como consequência da pandemia. Nesse sentido, aqueles que ainda não conheciam as assinaturas eletrônicas tiveram que se adaptar rapidamente para validar documentos e contratos de forma remota. 

Mas o que permite a validação dessas operações feitas no ambiente eletrônico? A resposta é o certificado digital, que garante a segurança e a validação dessas assinaturas eletrônicas. 

Certificado digital é uma certificação que identifica uma pessoa física ou jurídica, servindo como um identificador daquela pessoa ou empresa no ambiente on-line. Desse modo, o certificado digital é capaz de substituir aquela velha assinatura à caneta feita em documentos impressos. Para simplificar, entenda que o certificado digital funciona como uma identidade virtual para pessoas e empresas. 

Um certificado digital traz a segurança de que o documento ou operação que está sendo feita no meio eletrônico possui validade legal. Para tanto, apenas entidades certificadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) podem realizar a emissão de certificados digitais em território nacional. 

Além disso, para as empresas que emitem NF-es, ter um certificado digital é essencial, pois é por meio dele que acontece a emissão do documento. Não apenas isso, com ele você terá acesso aos principais serviços no Portal da Nota Fiscal, como o download do XML da nota fiscal. 

Por fim, é preciso lembrar que existe mais de um tipo de certificado digital, bem como de formatos que podem atender às suas necessidades. A seguir, vamos explicar os principais tipos e formatos de certificado digital atualmente disponíveis para pessoas físicas e jurídicas. 

Tipos de certificado digital 

Atualmente, existem diversos modelos de certificado digital no mercado, cada um deles voltado para uma necessidade diferente, de pessoas a empresas. Portanto, antes de solicitar a emissão de um certificado digital, é necessário que você entenda qual formato mais atende ao seu negócio. 

No que diz respeito aos tipos, temos atualmente os certificados: 

Tipo A: Atestam a validade de uma assinatura digital em documentos digitais. Os certificados tipo A ainda se dividem em dois tipos principais: A1 e A3. 

• A1: possuem validade de 1 ano e vem em formato digital, podendo ser armazenados em computadores e dispositivos móveis;
• A3: possuem validade de até 5 anos, geralmente seu formato é físico, podendo ser um cartão ou token. 

Tipo T: Atesta a existência de uma informação digital em um determinado período de tempo. Também chamado de carimbo do tempo, certifica a data e hora de documentos eletrônicos. 

Tipo S: Garantem a confidencialidade de transações eletrônicas. Para isso, criptografa as informações para que pessoas sem autorização não tenham acesso aos dados sensíveis de uma determinação transação. 

Sendo assim, entender quais dores cada certificado digital atende pode ajudar na hora de decidir qual tipo de certificado atende ao que você precisa no momento.  

Categorias de Certificado Digital 

Conforme vimos anteriormente, existem vários tipos de certificado digital que atendem a diferentes necessidades. Além disso, também existem diversas categorias de certificado, que atendem tipos específicos de empresas. 

Dentre as principais categorias de certificado digital, podemos citar: 

e-CPF: este certificado digital é destinado a pessoas físicas. É uma versão digital do CPF comum. Pode validar assinatura em documentos, ajudar na declaração do Imposto de Renda e dar acesso a portais como e-CAC, Receita Federal e eSOCIAL. 

e-MEI: certificado para o Microempreendedor Individual (MEI), o foco desse certificado é assinatura digital do MEI e a sua prestação de informações à Receita Federal. 

e-CNPJ: certificado digital emitido para empresas. Assim como o e-CPF, é a versão digital do CNPJ da sua empresa. Certifica e valida a assinatura da sua empresa no ambiente digital. 

NF-e: o certificado NF-e é voltado para empresas que desejam fazer a emissão de notas fiscais eletrônicas. Diferentemente do e-CNPJ, que abrange a maior parte dos contratos e documentos assinados por uma empresa, o foco do NF-e é apenas os serviços relacionados às notas fiscais (NF-e, NFA-e, NFC-e, NFS-e). 

SSL: esse tipo de certificado é utilizado para criptografar e proteger informações de usuários que acessam um determinado website. A falta de um certificado SSL ou a sua desatualização pode gerar problemas de segurança e restringir acessos ao seu website. 

Por fim, também existem outros tipos de certificado voltados para identidade digital de profissionais em diversas áreas. Esse é caso de certificados como o e-Saúde, e-Jurídico e o e-Contador, que concedem uma identidade digital para os profissionais nessas áreas de atuação. 

Como emitir um certificado digital 

Agora que vimos o que são e os principais tipos de certificado digital, fica a dúvida: como emitir esses certificados? Para emitir o seu certificado digital você precisa seguir os seguintes passos: 

Defina o formato 

Primeiramente, defina o tipo de certificado digital que você ou a sua empresa precisam. Geralmente, os certificados tipo A1 e A3 são os mais procurados pelas empresas por darem a segurança da assinatura digital em documentos. 

Procure uma Entidade Certificadora 

Depois que você decidiu o tipo de certificado ideal, procure uma entidade certificadora que esteja autorizada a fazer a emissão de certificados digitais. Atualmente, existem diversas opções no mercado, mas caso esteja em dúvida se a entidade que você encontrou é certificada pelo ITI, basta verificar os registros atualizados das autoridades certificadoras no site o instituto por meio deste link. 

Envie a documentação necessária 

Após a solicitação da emissão, você precisará enviar toda a documentação necessária para emissão do certificado. Para as empresas, documentos como cartão CNPJ, Estatuto Social e documentos de identificação dos sócios são necessários. 

Espere ou agende a verificação de dados 

Uma vez que você finalizou os passos anteriores, é necessário que seja feita uma validação dos dados e documentos que você enviou. A validação é feita pelo solicitante diante da entidade certificadora, e pode ser feita por videoconferência ou pessoalmente. 

Geralmente, para os certificados do tipo A1, a validação de dados é feita on-line. Por outro lado, para os certificados do tipo A3, que possuem um tempo de validade maior, é comum que a validação seja feita presencialmente. 

Aguarde o recebimento do certificado no formato escolhido 

Ao fim de todo o processo, agora é só aguardar o recebimento do seu certificado digital no formato que você escolheu. Não se esqueça que o certificado necessita de um processo de instalação, por isso esteja atento a isso. Além disso, certificados digitais possuem validade limitada, então fique atento ao período de renovação. 

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