Quem possui funcionários sabe o quanto é difícil manter a regularidade da empresa diante das diversas obrigações acessórias a serem cumpridas. Nesse sentido, uma das principais obrigações da empresa em relação aos seus funcionários é entrega do GFIP para a Previdência Social. 

O GFIP será responsável por informar a Previdência Social as informações atualizadas sobre vínculos empregatícios, e é um dever das empresas empregadoras. Portanto, saber como emitir e fazer a entrega do GFIP, bem como entender os prazos para entrega do documento é essencial para a sua contabilidade. 

No entanto, todo o processo por trás do GFIP ainda gera dúvidas nos empregadores, isso sem falar das siglas que tornam tudo ainda mais confuso. Por isso, o artigo a seguir vai explicar tudo sobre a GFIP: quem precisa emitir, qual o prazo e como fazer a entrega. 

Quer aprender tudo? Então leia o artigo até o final. 

O que é a GFIP? 

GFIP é a sigla para Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social e é uma obrigação acessória das empresas. Em suma, o objetivo da GFIP é informar à Previdência Social sobre os vínculos empregatícios entre os funcionários e as empresas (CNPJ) para quem trabalham. 

Para fazer isso, a GFIP é emitida levando em conta os fatos geradores de contribuição previdenciária junto ao INSS. Ou seja, sempre que houver contribuição previdenciária na sua empresa, a entrega da GFIP também é necessária, salvo algumas exceções que discutiremos logo mais. 

A partir da Lei Federal nº 9.528/97, essa prestação de informações à Previdência Social é uma obrigação acessória das empresas que oferecem o vínculo empregatício. A Previdência faz isso para retirar do trabalhador o encargo do recolhimento dessas informações caso ele necessite dela para liberação de benefícios do INSS. 

Portanto, a GFIP chega como a solução para que as empresas prestem essas informações de recolhimento junto à Previdência. Assim, todos os meses, as empresas enviam essas informações à Previdência Social como forma de comprovação do recolhimento de contribuições previdenciárias feito, garantindo sua regularização. 

Quem precisa entregar a GFIP? 

Em suma, todas os empregadores que realizam o recolhimento de FGTS ou que precisam prestar informações de remuneração de seus funcionários à Previdência devem entregar a GFIP. Portanto, a maior parte das empresas que possuem funcionários devem obrigatoriamente entregar a GFIP, sob o risco de multas em caso de irregularidade. 

Caso ainda tenha dúvida, o decreto nº 3.048/99 dispõe sobre as normas e obrigações de entrega da GFIP. De maneira geral. 

Tipos de GFIP 

Existem dois tipos principais de GFIP: a GFIP com movimento e sem movimento. Mas qual a diferença entre as duas? 

• GFIP com movimento: é a GFIP gerada quando há um fato gerador de recolhimento previdenciário ou de FGTS. Deve ser entregue todos os meses em que ocorre o fato gerador; 
• GFIP sem movimento: é a GFIP gerada quando não há fato gerador de recolhimento previdenciário ou de FGTS. Deve ser entregue no mês sem fato gerador. 

Sendo assim, vemos que a diferença entre os dois tipos está na existência ou não de um fato gerador no mês da emissão.  

No entanto, a GFIP sem movimento não precisa ser emitida todos os meses. Caso o período sem movimento seja maior que um mês, a GFIP valerá por todo o período sem movimento. Desse modo, a emissão da guia só volta a ser obrigatória no mês em que houver o fato gerador novamente. 

Além disso, nos casos onde há o recolhimento de FGTS, a GFIP se divide em 3 modalidades diferentes, que devem ser informadas na geração da guia. Essas 3 modalidades são: branco, 1 e 9. 

Quais os dados presentes na GFIP? 

Uma outra dúvida comum está ligada aos dados que precisam compor a GFIP. Afinal, quais dados precisam obrigatoriamente fazer parte do documento? 

A GFIP precisa conter dados que identifiquem o empregador, o empregado e os dados sobre os valores recolhidos. Para detalhar um pouco melhor, os dados são: 

• Dados da empresa (CNPJ, nome fantasia, telefone, endereço) 
• Dados do funcionário 
• Valos do FGTS recolhido 
• Valor repassado ao INSS 
• Remuneração bruta (ou seja, sem os descontos) do colaborador, incluindo benefícios 

• Fatos geradores de contribuição previdenciária 

Portanto, fique atento na hora do preenchimento para que essas informações sejam repassadas corretamente e você evite complicações futuras. 

Prazos de entrega da GFIP 

Quando o assunto é o prazo de entrega, a regra da GFIP é clara: ela deve ser entregue até o sétimo dia útil do mês subsequente ao fato gerador. Ou seja, a transmissão da guia deve ser feita até o sétimo dia útil do mês seguinte ao que foi feito o crédito. Mas é preciso se atentar a algumas regras. 

Em caso de recolhimento de FGTS, é necessária uma antecedência mínima de 2 dias úteis da data do vencimento para entrega da GFIP. Por outro lado, no caso do pagamento de décimo terceiro, a GFIP deve ser entregue até o dia 31 de janeiro do ano seguinte ao crédito. 

Além disso, o prazo para transmissão considera o expediente bancário, o que inviabiliza a entrega em feriados, por exemplo. Por isso, nos casos onde não há expediente bancário na data usual de transmissão, a entrega deve ser antecipada para o dia útil anterior e nunca prorrogada para o dia útil subsequente. 

Mas como fica a questão das multas em caso de irregularidade? Caso haja atraso na entrega ou preenchimento incorreto da GFIP, a penalidade é o pagamento de multa de 2% ao mês do valor de pagamento em atraso.  

Com o acúmulo de meses em atraso, esse valor dobra de forma proporcional, podendo chegar a até 20% do valor devido. Portanto, fique atento aos prazos e também ao preenchimento correto da guia. 

Por fim, é preciso lembrar que o pagamento da multa não isenta a obrigação de entrega da guia. Em outras palavras, mesmo após o pagamento da multa ainda é necessário que você faça a entrega da GFIP. Caso contrário, sua empresa fica impedida de emitir a Certidão Negativa de Débito (CND). 

Onde e como entregar 

Atualmente, a emissão da GFIP é feita pelo sistema da Caixa Econômica Federal, que cuida tanto da emissão quanto do recebimento da guia. Sendo assim, a GFIP é feita por meio do aplicativo Sistema Empresa de Recolhimento do FTGS e Informações à Previdência Social, ou simplesmente SEFIP. 

O aplicativo SEFIP pode ser instalado em qualquer computador e pode ser baixado no próprio site da Caixa Econômica Federal. Para obter todas as informações sobre o SEFIP e baixar o aplicativo, acesse este link. 

O SEFIP permite que você preencha os dados de movimentação da empresa e do empregado para criar a GEFIP. Além disso, você também pode usar o aplicativo para gerar a Guia de Recolhimento do FGTS, ou GRF. 

Depois de gerado arquivo, chegou o momento de fazer o envio. Para isso você precisa ter acesso a outra plataforma da CEF, o Conectividade Social. Por lá você será capaz de fazer o envio da guia para o órgão regulador. Todavia, o uso do Conectividade Social exige que o emissor tenha certificação digital. 

GFIP e a chegada da DCTFweb 

Com a chegada do sistema eSocial Empresas, a prestação de informações à Previdência Social por parte dos empregadores ficou mais simplificada. Como resultado, tivemos a criação do DCTFweb, documento que visa a unificação de vários documentos, incluindo a GFIP. 

Atualmente, estamos no período de transição entre o uso da GFIP e a adoção da DCTFweb, um processo que teve início em outubro de 2021. Em suma, o objetivo do Governo Federal com essa medida é tornar a prestação de informações à Previdência mais ágil e eficaz. 

Resumidamente, a DCTFweb tornará a GFIP obsoleta, facilitando a vida de empregadores e do governo na hora de apurar recolhimentos da previdência. Para mais informações sobre o eSocial Empresas e a DCTFweb, acesse a página oficial do governo sobre o novo sistema aqui. 

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