Fazer um registro adequado dos fatos contábeis da empresa é uma tarefa que exige atenção e está sujeita a diversos erros. Por isso, os lançamentos contábeis são um processo que precisam de assertividade, mas também de agilidade dentro da empresa.
Lançamentos contábeis feitos de maneira arbitrária podem prejudicar o equilíbrio contábil da empresa e gerar diversos prejuízos em sua saúde financeira. Sendo assim, o artigo a seguir tem como objetivo explicar o que são lançamentos contábeis e como tornar esse processo mais ágil na sua empresa.
Vamos lá?
O que são lançamentos contábeis?
Toda empresa possui um patrimônio que precisa ser administrado corretamente e que é base para o processo decisório de qualquer gestor. Os lançamentos contábeis são o reconhecimento das alterações nesse patrimônio, sendo uma ferramenta de controle necessária para a contabilidade de qualquer empresa. Mas o que é um lançamento contábil?
Em resumo, lançamentos contábeis são registros das movimentações de patrimônio de uma empresa, o que inclui ativos, passivos e contas a pagar e receber. Também chamados de escrituração contábil, os lançamentos contábeis são necessários para a administração contábil e o planejamento da empresa, contribuindo para sua saúde financeira.
Na contabilidade, essas movimentações também são conhecidas como fatos contábeis, que precisam ser registrados no tempo certo e com valores apurados. Dessa forma, é possível fazer o levantamento de indicadores para definir se os esforços da empresa estão trazendo algum retorno de fato ou se a empresa está “no vermelho”.
Para tanto, os lançamentos contábeis devem levar em conta documentação idônea que comprove as movimentações de patrimônio da empresa. Por exemplo, para empresas que atuam no mercado de produtos e serviços, as notas fiscais eletrônicas de entrada e de saída são documentos essenciais no processo de escrituração contábil.
Portanto, os lançamentos contábeis tem base em dois pilares:
- Quando há movimentação de patrimônio da empresa;
- Quando essa movimentação pode ser comprovada por meio de documentação verdadeira.
Por fim, existem diferentes tipos de lançamentos contábeis que contemplam cada um dos principais fatos contábeis do patrimônio da empresa. Além disso, também é necessário que você se atente aos dados que devem estar presentes nesses lançamentos.
A seguir, vamos ver em detalhes como funciona cada um desses elementos.
Tipos de lançamentos contábeis
Os lançamentos contábeis levam em consideração os créditos e débitos em cada uma das contas da empresa. Porém, nesses registros também deve conter o valor da movimentação expresso em moeda nacional, a data de lançamento e o histórico.
Em adição a isso, os lançamentos contábeis também devem respeitar a ordem cronológica dos fatos contábeis registrados. Ou seja, fatos contábeis devem ser necessariamente lançados na mesma sequência que aconteceram, sem ter a sua ordem invertida no registro.
Em suma, existem quatro tipos de lançamentos contábeis, sendo eles: primeira fórmula, segunda fórmula, terceira fórmula e quarta fórmula. Cada um deles corresponde a um tipo específico de fato contábil referente ao tipo de operação e à quantidade de contas envolvidas nele.
- Primeira Fórmula: fato contábil entre uma conta devedora e uma conta credora, ou seja, de débito para crédito;
- Segunda Fórmula: fato contábil entre uma conta devedora e mais de uma conta credora, neste caso um débito para diversos créditos;
- Terceira Fórmula: fato contábil entre mais de uma conta devedora para apenas uma conta credora, sendo diversos débitos para um crédito, o contrário da segunda fórmula;
- Quarta Fórmula: fato contábil entre mais de uma conta devedora para mais de uma conta credora, ou seja, diversos débitos para diversos créditos.
Sendo assim, antes de fazer os lançamentos contábeis, é preciso que o seu departamento de contabilidade se atente em que tipo de lançamento cada fato contábil se encaixa. Mas quais informações devem estar presentes nos lançamentos contábeis de uma empresa?
Informações necessárias
No que diz respeito a layout, não há necessariamente um formato específico para os lançamentos contábeis nas empresas. No entanto, quando o assunto são as informações que devem estar presentes no registro, a história muda de figura.
Existem informações que são essenciais em todos os lançamentos fiscais e que servem como base para identificação do fato contábil em questão. Desse modo, essas informações são:
- Local da empresa;
- Data do fato contábil (dia, mês, ano);
- Conta devedora;
- Conta credora;
- Valor do registro;
- Histórico, que descreve como a operação ocorreu;
Além disso, os lançamentos contábeis também devem ser feitos usando o idioma e moeda corrente nacional e os registros devem ser feitos em forma contábil. Esse conjunto de regras e quantidade de fatos contábeis em uma empresa torna os lançamentos contábeis um processo complexo e, em alguns casos, pouco ágil. Veremos a seguir algumas dicas para agilizar os seus lançamentos contábeis.
Lançamentos Contábeis: 4 passos para agilizar
Conforme vimos, os lançamentos contábeis são de extrema importância no equilíbrio contábil das empresas e de seu patrimônio. Por isso, aqui vão 4 passos para que você possa tornar seus lançamentos fiscais mais ágeis.
Crie bases sólidas
O primeiro passo para evitar erros nos lançamentos contábeis é criar bases sólidas para esse tipo de procedimento. Lembre-se que existem diversas regras e códigos que a sua empresa precisa cumprir do ponto de vista fiscal e tributário e uma boa governança nesse aspecto faz toda a diferença.
Por isso, não basta ter um departamento de contabilidade, é preciso que haja apoio aos procedimentos e atenção aos processos. Não se esqueça que os erros e fraudes prejudicam, antes de mais nada, a própria empresa à curto e longo prazo.
Faça uma gestão eficiente da documentação
Conforme dissemos anteriormente, os documentos fazem total diferença nos lançamentos contábeis. Não só do ponto de vista do registro das informações, como também da comprovação da veracidade dos fatos contábeis ali descritos.
Atualmente, grande parte do registro de documentação já é feita em sistemas de contabilidade dentro das empresas. No entanto, é preciso se atentar a como é feito esse armazenamento e o controle de informações para evitar erros e também para correções sempre que necessário. Por isso, sempre se pergunte: enquanto empresa, como estou gerindo os documentos relacionados à minha gestão contábil?
Digitalize o que for necessário
Com a chegada da transformação digital nas empresas, o conceito de digitalização vem crescendo em todos os setores do mercado. No que diz respeito aos procedimentos contábeis nas empresas não é diferente: a digitalização tornou os registros contábeis mais ágeis.
E se engana quem acredita que digitalização consiste em um processo exclusivamente estrutural e de tecnologia. O processo contábil com documentos digitalizados, por exemplo, já é um passo da digitalização nas empresas. Isso facilita o armazenamento e administração das informações, além de garantir processos internos mais ágeis do ponto de vista contábil.
Automatize os processos
Por fim, mas não menos importante, a automação é uma tendência que veio para ficar também nos setores de contabilidade. Não só do ponto de vista de softwares de contabilidade, mas também dos processos que antecedem a gestão contábil.
Dessa forma, o passo é simples: automatize o que for preciso na sua empresa. Desde a emissão de documentos até os processos contábeis. Automatizar vai permitir não só processo mais ágeis como também economia de tempo e recursos.
Conclusão
Para concluir, vimos que os lançamentos contábeis são base para a saúde financeira de qualquer empresa e que administrar esse procedimento corretamente é essencial. Com ajuda da tecnologia e gestões eficientes, é possível manter o equilíbrio financeiro e definir de forma estratégica para onde direcionar os esforços da empresa.
Por fim, lembre-se: gestões eficientes começam com mudanças não só de estrutura, mas também de cultura. Desse modo, é possível construir uma gestão mais eficiente e ágil, mas também mais responsável com o patrimônio da empresa.
Gostou desse artigo? Veja também o nosso post sobre Plano de Contas Contábil!
Até a próxima.
