As notas fiscais eletrônicas são documentos fiscais importantes tanto para os emissores quanto para destinatários como comprovantes da transação e também recolhimento de tributos. Mas no caso dos consumidores, a nota fiscal entregue não está imune a perdas ou extravios, o que exige a busca por uma segunda via.
Geralmente, esse é um processo relativamente simples para as empresas, mas no caso do consumidor a realidade não é tão simples assim. O que acontece se o consumidor perder ou deletar o arquivo da sua nota fiscal eletrônica? Como esse consumidor pode recuperar o documento fiscal?
Por isso, no artigo a seguir vamos explicar como obter a segunda via da nota fiscal eletrônica para empresas quanto para o consumidor. Continue a leitura para saber mais!
Como conseguir 2ª via da NF-e
Primeiramente, antes de falar sobre procedimentos, é preciso diferenciar os dois principais casos nos quais é necessária a segunda via de uma NF-e. O primeiro caso é das empresas que precisam fazer a gestão das NF-es, enquanto o segundo caso é o dos consumidores que necessitam do documento para comprovar a compra.
Para empresas
Quando uma empresa faz o processo de gestão e monitoramento de notas fiscais manualmente, as perdas e extravios de NF-e são um acontecimento comum. Por isso, perder o arquivo XML da nota fiscal pode prejudicar a gestão fiscal e tributária da empresa e ocasionar irregularidades junto ao fisco.
Mas então como recuperar uma nota fiscal perdida na sua empresa em caso de perda ou extravio? A primeira opção nesses casos é buscar na plataforma que sua empresa utiliza para emitir NF-es (própria ou da prefeitura) a opção de emitir a segunda via da nota fiscal.
Caso você não tenha a cesso a esta opção no seu sistema de emissão, também é possível buscar a segunda da NF-e pela internet. Porém, nesse caso você vai precisar da chave de acesso da nota fiscal, um número de 44 dígitos presente na nota e que identifica a NF-e no Portal da Receita Federal.
Por fim, para baixar o arquivo XML da NF-e, basta utilizar o certificado digital da sua empresa para recuperar a nota.
Para o consumidor
Já para quem é consumidor, a segunda via da nota fiscal também pode ser obtida de diferentes formas. A primeira delas é entrando em contato diretamente com a empresa que vendeu o produto ou prestou o serviço e solicitar uma segunda via da nota.
De acordo com o Código de Defesa do Consumidor, a empresa deve conceder a nota fiscal ao consumidor. Em adição a isso, no caso de solicitação de segunda via a empresa não deve cobrar nenhum valor adicional por isso.
Para compras ou serviços contratados pela internet, é comum que a nota fiscal eletrônica ou a chave de acesso da nota fiscal (um número de 44 dígitos presente em todas as NF-es) sejam enviadas via e-mail. Sendo assim, verifique sua caixa de e-mail e verifique se o envio dessas informações foi feito.
Mas e quando o consumidor não consegue contato ou a empresa já fechou? Nesse caso, o procedimento é o mesmo para as empresas: a recuperação da nota via portal da Receita Federal. Mas e para casos em que não houve emissão de nota fiscal?
Em caso de não emissão da nota fiscal é preciso lembrar que o prejuízo é duplo. No caso da empresa, não emitir NF-es configura crime de sonegação fiscal. Já o consumidor sai prejudicado, e em caso de problemas com o produto ou serviço prestado enfrentará dificuldades para solicitar trocas, devoluções ou reembolsos.
A seguir, você confere o passo a passo como obter a segunda via da nota fiscal pelo portal da NF-e pela internet.
Como obter a 2ª via da nota fiscal: passo a passo.
Agora que você viu como funciona a emissão de segunda via da nota fiscal para empresas e consumidores, fica a questão: como fazer isso na prática? Veja agora o passo a passo para obter a segunda via da nota fiscal com a chave de acesso no portal da NF-e.
1º passo: Com a chave de acesso em mãos, acesso o Portal da NF-e neste link.
2º passo: Na página inicial, vá até a opção “Serviços” e depois em “Consultar NF-e”.
3º Passo: Insira a chave de acesso (44 dígitos), marque “Sou humano” e resolva o CAPTCHA.
4º Passo: A NF-e deve aparecer como o exemplo abaixo, com todas as informações preenchidas.
5º Se quiser baixar o arquivo XML, clique na opção “Download do Documento”
Mas atenção: para fazer o download do documento é necessário que você tenha um certificado digital. Produzimos um artigo com tudo sobre certificados digitais aqui.
Pronto, agora você já tem acesso a segunda via da nota fiscal. No entanto, no caso das empresas, esse processo pode ser lento caso o número de notas a serem recuperadas for elevado, já que a consulta só pode ser feita com uma única nota por vez.
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